Downloaden als PDF: Gebruikersreglement 't Sulferke
Infrastructuur
Artikel 1
Het gemeentebestuur van Lendelede stelt volgende infrastructuur ter beschikking: ‘t Sulferke, gelegen Stationsstraat 5A te 8860 Lendelede
Artikel 2
Het beheer van de infrastructuur van ‘t Sulferke gebeurt door het gemeentebestuur dat eigenaar is van de infrastructuur, na advies van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum. Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum heeft recht op informatie over alle beleidsbeslissingen met betrekking tot dit lokaal. Het beheersorgaan heeft tevens inspraakrecht over alle aspecten van het beheer van ‘t Sulferke zoals verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, financieel beleid, huishoudelijk reglement, concessiecontracten en huurovereenkomsten, enz...
Aanvraag
Artikel 3
De aanvraag voor het gebruik van ’t Sulferke kan gebeuren door:
(*) Verenigingen van Lendelede, dit zijn:
- Verenigingen of niet commerciële organisaties aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad van Lendelede of die gesubsidieerd worden door het gemeentebestuur van Lendelede;
- andere Lendeleedse verenigingen of niet-commerciële organisaties, die hun maatschappelijke of uitbatingzetel in Lendelede hebben. Bij feitelijke verenigingen dienen meer dan de helft van de leden hun adres in de gemeente te hebben en ook hun activiteiten moeten doorgaan in de gemeente.
(**) Private initiatieven:
- Voor private initiatieven dient de aanvrager gedomicilieerd te zijn in de gemeente Lendelede. De aanvrager kan ook de aanvraag doen voor een activiteit van een familielid en dit tot in de eerste graad. (vb. pensioneringsfeest vader, geboortereceptie, verjaardagsfeest dochter...).
Artikel 4
Elke persoon of vereniging (via een gemachtigd lid van de vereniging) die in ‘t Sulferke een activiteit wenst te organiseren, doet daartoe een aanvraag. Iedere reservering voor ‘t Sulferke, kan via de webshop of via cultuur@lendelede.be.
Boeken kan ten vroegste:
- jeugdverenigingen en privaat gebruik van jongeren (-30 jaar): 1 jaar voor de activiteit;
- andere verenigingen en privaat gebruik (+ 30 jaar): 6 maand voor de activiteit.
Telefonische aanvragen hebben enkel een informatief karakter en worden niet als officiële aanvraag beschouwd.
De overeenkomst komt tot stand vanaf het ogenblik dat de aanvraag door de cultuurdienst is goedgekeurd. Er wordt een contract opgestuurd dat ondertekend terugbezorgd wordt bij de cultuurdienst binnen de 14 dagen. Indien het huurcontract door de gebruiker niet tijdig terugbezorgd wordt, vervalt de reservatie.
De aanvragen worden chronologisch (volgens datum van ontvangst en zonder rekening te houden met de aard van de gebruiker) toegekend.
Een optie nemen is mogelijk. De cultuurdienst neemt contact op zodra een andere aanvraag voor dezelfde periode zich aanbiedt. De gebruiker heeft daarna nog 10 dagen om te beslissen.
De cultuurdienst is bevoegd om het lokaal onbeschikbaar te verklaren bij overmacht en voor dringende activiteiten van de gemeente. De gebruiker wordt tijdig verwittigd van de onbeschikbaarheid van het lokaal. Indien mogelijk wordt een ander lokaal ter beschikking gesteld onder dezelfde voorwaarden.
Artikel 5
De cultuurdienst moet 7 dagen voor de aangevraagde activiteit (schriftelijk) in kennis gesteld te worden van het niet-gebruik van een lokaal. Bij niet-tijdig verwittigen bedragen de annulatie kosten 50% van het huurtarief, behalve in geval van overmacht, met een minimum van € 15. Elk geval van overmacht in dit verband wordt behandeld door de cultuurdienst. Wanneer de cultuurdienst niet of pas achteraf in kennis wordt gesteld van het niet-gebruik van een lokaal, is het huurtarief volledig verschuldigd.
Rechten
Artikel 6
Door het afsluiten van het contract heeft de gebruiker ten aanzien van het gemeentebestuur recht op:
- het gebruik van het lokaal;
- de verlichting en verwarming van het gebruikte lokaal;
- het gebruik van het aanwezige meubilair.
Afspraken
Artikel 7
Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de gebruiker zich ten opzichte van het gemeentebestuur van Lendelede:
- de voorziene vergoeding na ontvangst van de factuur te betalen;
- in te staan voor het proper houden van het lokaal en aangerichte schade of diefstal te vergoeden;
- de lokalen en het materiaal enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel;
- ramen, deuren, muren en vloeren niet te benagelen, te beplakken, te beschilderen of te beschrijven;
- zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten, gemeentelijke en provinciale belastingen en het invullen van een evenementenfiche;
- zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften;
- ramen en deuren dicht te houden na 22u, in het kader van de geluidsoverlast;
- het rookverbod in deze infrastructuur te respecteren;
- onmiddellijk na de activiteit, alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen te verwijderen, behoudens overeengekomen uitzonderingen;
- de gebruikte materialen eigen aan ‘t Sulferke terug te plaatsen in de daarvoor voorziene ruimte;
- de richtlijnen in de begeleidende brief bij gebruik van ’t Sulferke nagelezen te hebben en op te volgen.
Artikel 8
Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. De gebruiker staat in voor het risico en voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis “van nagel tot nagel” d.w.z.: alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging.
Tarieven
Artikel 9
De huurtarieven worden als volgt vastgesteld:
- (*) vereniging van Lendelede: € 25/ weekend
- (**) privaat initiatief: € 75/ weekend
Weekend = vrijdagmiddag 12u tot maandagmiddag 12u.
(*) en (**): zie artikel 3
Artikel 10
Activiteiten uitsluitend georganiseerd door de gemeentelijke adviesraden en door de gemeentelijke hulpdiensten kunnen vrijgesteld worden van betaling van huur. Het college van burgemeester en schepenen beslist over deze vrijstelling. Het gebruik door het Sociaal Thuis en het gemeentebestuur zelf is gratis.
Artikel 11
De billijke vergoeding zit steeds verrekend in de huurtarieven.
Artikel 12
Door- en onderverhuring aan derden, zelfs kosteloos, is steeds verboden. Bij inbreuk op deze bepaling wordt er naast het oorspronkelijk tarief een bijkomende administratieve boete opgelegd van € 250.
Artikel 13
Voor privaat gebruik wordt de factuur opgemaakt binnen de 7 dagen na de reservering. De vereniging ontvangt binnen de 7 dagen na de activiteit de factuur voor het gebruik van ’t Sulferke. Bij het opmaken van de factuur wordt de kost van eventuele schade en de toegepaste boete toegevoegd. Wordt er geoordeeld dat het opkuisen onvoldoende gebeurd is, dan zal een meerkost aangerekend worden of wordt er een extra factuur opgemaakt van € 75 per uur, met een minimum van 2 uur, voor het extra werk.
Elke factuur dient betaald te worden uiterlijk 30 kalenderdagen na factuurdatum en (voor privaat gebruik) minstens 14 dagen voor de datum van de reservering. Bij het niet tijdig betalen van de factuur (voor privaat gebruik) kan de reservering geannuleerd worden door de cultuurdienst.
Betwistingen
Artikel 14
Het personeel van de cultuurdienst heeft recht tot toegang tot ’t Sulferke. Het personeel heeft steeds het recht de naleving van dit reglement te controleren en desgevallend bijkomende richtlijnen te geven.
Artikel 15
Wanneer de gebruiker opmerkingen heeft over het lokaal, materialen en dergelijke, wordt de cultuurdienst schriftelijk ingelicht.
Artikel 16
De maximumcapaciteit, 60 personen in de ruimte van 60 m², die volgens het veiligheidsverslag van de brandweer vastgelegd is, mag niet overschreden worden. Bij het overschrijden van het aantal toegelaten aanwezigen, kan de activiteit opgeschort worden.
Artikel 17
De cultuurdienst beslist over iedere aanvraag. Het college van burgemeester en schepenen komt tussen bij betwisting. Voor alles waar dit reglement geen onmiddellijke oplossing biedt, is het college van burgemeester en schepenen van Lendelede gemachtigd een beslissing te nemen.
Dit gebruikersreglement treedt in werking vanaf 1 december 2023 en vervangt alle voorgaande gebruikersreglementen.